Mali i srednji poduzetnici često nemaju HR odjel, pa zapošljavanje i onboarding znaju biti pomalo kaotični i neformalni. Ipak, i bez HR-a možete uspostaviti jednostavne procese koji optimiziraju poslovanje.

U ovom članku freelancer Ivana Borgudan objašnjava kako izgleda onboarding kada procesi nisu dokumentirani, koje probleme to stvara u svakodnevnom radu i što možete uvesti kako bi onboarding bio jasniji, brži i dosljedniji.

U posljednjih nekoliko godina na tržištu su se pojavili virtualni asistenti i freelanceri, specijalisti koji na daljinu pružaju širok spektar usluga, od administrativne i korisničke podrške do digitalnog marketinga, HR-a i regrutacije. To je za male i srednje poduzetnike praktična alternativa internom HR-u i regrutaciji koja može biti jednako učinkovita, a često i povoljnija.

Onboarding bez dokumentiranih procesa i onboarding s dokumentiranim procesima

1. Onboarding kada nemate dokumentirane procese

Prilikom svakog zapošljavanja ključno je jasno definirati opis posla, zadatke, ali i benefite koje izvršenje tih zadataka donosi. Ako na početku nije jasno definirano što tražite i što nudite, postoji rizik od gubitka kandidata, dodatnog vremena utrošenog na selekciju i povećanja troška zapošljavanja.

Kada su ciljevi i nagrade jasno definirani, jednako je važno da onboarding bude uspješan i za novog zaposlenika i za postojeći tim.

Ako procesi nisu jasno definirani, to najčešće znači:

a) Improvizacija

Novi zaposlenik se ne snalazi najbolje i ne zna koga i što pitati.

Upute najčešće dobiva usmenim putem od kolega.

Pristup podacima, računalu i alatima nije osiguran na vrijeme, nego se rješava ad hoc.

b) Upoznavanje s timom

Upoznavanje s kolegama je spontano i nema predstavljanja jasne strukture i odgovornosti (tko što radi).

Struktura odgovornosti i menadžmenta nije jasna, pa zaposlenik ne zna kome se obratiti i tko prati njegov napredak.

c) Radni zadaci nisu jasno definirani

Nema liste zadataka ni plana napretka.

Novi zaposlenik “uči u hodu” i često traži pomoć od kolega.

Očekivanja i prioriteti nisu jasno definirani.

d) Praćenje nakon onboardinga (follow-up)

Nema praćenja napretka kroz nadolazeće tjedne i mjesece, nego se oslanjamo na to da je novi zaposlenik sve naučio u hodu.

Novi zaposlenik često ima osjećaj da je prepušten sam sebi jer informacije mora sam tražiti; upute su nejasne i neredovite, a povratnu informaciju najčešće dobije tek kada pogriješi.

e) Učenje procesa i pravila

Zaposlenik teško dolazi do informacija, sve se rješava ad hoc, a učenje se svodi na pokušaje i pogreške.

Standardni operativni procesi i dokumentacija često su nepotpuni ili uopće ne postoje.

Kada sagledamo nedostatak dokumentiranih procesa, jasno je kako to može utjecati na cjelokupno poslovanje. Zaposlenici se često osjećaju frustrirano jer teško dolaze do informacija, nesigurno jer povratnu informaciju dobivaju tek kada pogriješe, a to otvara začarani krug pogrešaka. Kada su zaposlenici pod stresom i nedostaju ključne informacije, rizik od pogrešaka raste, a razdoblje prilagodbe se produljuje. “Nepisana pravila” i znanje pojedinaca otežavaju skaliranje i kontinuitet.

2. Onboarding s dokumentiranim procesima

Dokumentirani procesi ne spašavaju nas samo od kaosa prilikom onboardinga, nego i od dodatnih troškova. S dokumentiranim procesima onboarding je strukturiran, predvidljiv i učinkovit. Novi zaposlenici, kao i postojeći, znaju što mogu očekivati, kako obavljati zadatke i od koga tražiti pomoć. Kada zaposlenici imaju jasnu strukturu i procese, problemi se rješavaju brže, a zadovoljstvo je veće, što pozitivno utječe na stabilnost poslovanja.

Kada su procesi dokumentirani i jasno definirani:

a) Organiziran onboarding

Već prvog dana novi zaposlenik dobiva jasan raspored (uvod u tvrtku i administrativni zadaci).

Pristup podacima, računalu i alatima unaprijed je organiziran, pa je novi zaposlenik spreman za rad.

Novi zaposlenik dobiva vodič kroz osnovne procedure i pravila.

b) Upoznavanje s timom i organizacijom

Zaposleniku se predstavlja tim, uloge, odgovornosti i struktura upravljanja.

Novi zaposlenik dobiva mentora koji pomaže u prvim danima.

Dokumentirane procedure omogućuju jasno razumijevanje tko što radi i kako.

c) Planirani radni zadaci

Novi zaposlenik dobiva onboarding plan s listom zadataka, ciljeva i rokova za prve tjedne.

Zaposlenik može samostalno pratiti što treba učiniti i kako, jer su procesi dokumentirani.

Zaposlenik ima referentnu dokumentaciju za većinu pitanja, a mentor i tim su dostupni za podršku.

d) Praćenje napretka i evaluacija

U prvim tjednima i mjesecima redovito se prati napredak novog zaposlenika.

Zaposlenik dobiva strukturirane povratne informacije usklađene s dokumentiranim ciljevima.

Novi zaposlenik jasno vidi očekivanja i svoj napredak.

e) Učenje procesa i pravila

Dokumentirane procedure pokrivaju svakodnevne zadatke, interne alate, komunikaciju, pravila i vrijednosti.

Zaposlenik u svakom trenutku ima pristup vodičima i standardima.

Smanjuje se ovisnost o “nepisanom znanju” i pojedincima.

Prednosti dokumentiranih procesa:

• Dosljednost: svi zaposlenici prolaze isti, jasno definiran proces.
• Brži i učinkovitiji onboarding: jasni zadaci, materijali i očekivanja olakšavaju snalaženje i uklapanje u tim.
• Osnažujuća radna sredina: novi zaposlenik lakše razumije ulogu, ciljeve i način rada.
• Rast produktivnosti: nova osoba brže počinje samostalno doprinositi.
• Manje stresa i nesigurnosti: svi znaju što se od njih očekuje.
• Uvjeti za rast i skalabilnost: onboarding se može brzo ponoviti za veći broj zaposlenika.
• Pravna i organizacijska usklađenost: dokumenti i procedure dosljedno su prezentirani.
• Lakše praćenje i optimizacija procesa: slabosti se brže otkrivaju i poboljšavaju.

Zaključak

Dokumentirani onboarding procesi važni su neovisno o veličini biznisa. Njihov nedostatak vodi u kaos, nestabilnost i frustracije, što nije dobro ni za organizaciju ni za zaposlenike.

Želite li uvesti reda u onboarding procese, razmislite o angažiranju freelancera specijaliziranog za HR i regrutaciju. Freelanceri su vanjski suradnici koje možete angažirati prema potrebama, za kratkoročne projekte ili dugoročno, a trošak je niži nego zapošljavanje internog HR-a.

Želite unaprijediti svoje poslovanje i povećati učinkovitost?

GoThrive okuplja provjerenu zajednicu freelancera specijaliziranih u različitim poslovnim područjima, od administrativne podrške i korisničke službe do marketinga i HR-a. Možete brzo i jednostavno pronaći virtualnog asistenta koji odgovara vašim željama i potrebama. Pridružite se GoThrive zajednici i osigurajte si stručnu podršku koja vam štedi vrijeme, novac i energiju.

Ivana Borgudan je freelancer s gotovo 20 godina profesionalnog iskustva stečenog u Hrvatskoj i Irskoj. Radila je u više industrija, uključujući špediciju, prodaju, regrutaciju i održavanje nekretnina, a iskustvo je gradila u odjelima prodaje, administracije, HR-a i operacija. Kroz freelancing pomaže poduzetnicima unaprijediti procese i uštedjeti vrijeme na zadacima koje mogu i žele delegirati. Specijalizirana je za administrativnu podršku, email i calendar management te regrutaciju. Ako tražite suradnicu koja će dodati vrijednost vašem poslovanju, možete joj se obratiti s povjerenjem na: ivana.northstar.va@gmail.com

Česta pitanja

Što se događa kada onboarding nije dokumentiran?

Sve se improvizira. Novi zaposlenik upute dobiva usmeno od kolega, pristup podacima i alatima rješava se ad hoc, nema liste zadataka ni plana napretka, a povratnu informaciju dobiva tek kada pogriješi. Razdoblje prilagodbe se produljuje, a rizik od pogrešaka raste.

Što mora sadržavati dobar onboarding?

Jasan raspored za prvi dan, unaprijed pripremljen pristup podacima, računalu i alatima, vodič kroz procedure i pravila, predstavljanje tima i odgovornosti, mentora za prve dane, plan zadataka i ciljeva s rokovima te redovito praćenje napretka u prvim tjednima i mjesecima.

Može li freelancer voditi onboarding?

Može, ako je specijaliziran za HR i regrutaciju. Za male i srednje poduzetnike to je praktična alternativa internom HR odjelu, angažira se prema potrebi za kratkoročni projekt ili dugoročno, a trošak je niži od zapošljavanja internog HR-a.

Koje su prednosti dokumentiranih procesa?

Dosljednost jer svi prolaze isti proces, brži onboarding, manje stresa jer svi znaju što se očekuje, brži doprinos nove osobe i mogućnost da se isti proces ponovi za veći broj ljudi. Smanjuje se ovisnost o nepisanom znanju pojedinaca.