U ovom blogu freelancer Hana Janjanin, specijalizirana za financije i administraciju, donosi 5 financijsko-administrativnih zadataka koje možete delegirati freelanceru i tako si uštedjeti sate rada.

U svom dosadašnjem radu Hana je najviše preuzimala izradu računa i ponuda, knjiženje URA i IRA, naplatu potraživanja, usklađivanje te komunikaciju s kupcima i dobavljačima – upravo iz te prakse dolaze primjeri u nastavku.

1. Izrada i slanje računa

Jedan od najčešćih administrativnih zadataka koji poduzetnici delegiraju freelanceru je izrada računa i ponuda. Oko 200 računa mjesečno na prvu ne zvuči kao nešto što se ne stigne odraditi, ali uz ostale zadatke, rokove i sastanke ovakav zadatak je idealna prilika da ga prepustite freelanceru, koji će se pobrinuti da su računi izdani i poslani na vrijeme i, što je najvažnije, fiskalizirani.

Freelancer može u potpunosti preuzeti izradu računa i ponuda, što značajno štedi vrijeme i smanjuje mogućnost pogrešaka u administraciji. Uz uvođenje Fiskalizacije 2.0 i obavezno slanje i primanje e-računa, obveze poduzetnika su se dodatno povećale. Nekima će složeniji sustavi stvoriti stres, za svaku stavku na e-računu potrebno je dodavati KPD šifru što mnogima predstavlja dodatni izazov. Iskusni freelanceri koji poznaju sustave kao što su e-računi, Fira ili Minimax mogu značajno olakšati posao.

2. Naplata potraživanja

Često je ona neugodna, odgođena stavka na to-do listi. Odgađanje i nagomilavanje neplaćenih računa stvara veliki stres, a i ozbiljno narušava cash flow. Freelancer tu pomaže tako što će bez agresivnih metoda pristupiti svakom kupcu individualno, proučiti za svakog dinamiku prošlih plaćanja, podijeliti kupce u kategorije ovisno o visini i starosti duga i naravno izvještavati klijenta o napretku naplate dugova.

Freelancer može povezivati uplate sa izdanim računima, slati kupcima otvorene stavke. Može preuzeti i odgovornije zadatke koji uključuju praćenje procesa ovršenih kupaca i komunikaciju s odvjetničkim društvima umjesto poduzetnika.

GoThrive naplata potraživanja jedna je od usluga koju nudimo klijentima – educirani i iskusni freelanceri mogu ih rasteretiti ovakvog složenog zadatka.

3. Praćenje troškova i optimizacija budžeta

Sigurno ste puno puta izgovorili: Gdje ide moj novac i od kud ovi silni troškovi?

Freelancer tu može pomoći tako što će:

• Redovito unositi troškove ili voditi evidenciju iz računovodstvenih programa za knjiženje.
• Kategorizirati troškove (npr. marketing, uredski materijal, putni troškovi…)
• Identificirati nepotrebne troškove, analizirati koje kategorije troškova rastu i kako možete uštedjeti.
• Tražiti umjesto vas ponude od dobavljača (analizirati ponude prema cijeni, recenzijama, rokovima isporuke…).
• Zajedno s vanjskim suradnikom odredite budžete po kategorijama, a vanjski suradnik će odraditi praćenje i izvještavanje.
  

Za još efikasnije praćenje troškova freelancer može koristiti monday.com, gdje će klijent vrlo lako preko dashboardova kreirati grafikone i vizualne prikaze troškova po kategorijama, pratiti mjesečno limit budžeta i postotak iskorištenosti.

4. Priprema za obračun plaća

Bolovanja, godišnji odmori, prekovremeni sati, dnevnice, evidencija plaće u naravi… još kad se dodaju rokovi i tablice, može nastati zbrka i stres. freelancer može značajno olakšati proces tako što pravovremeno skuplja, ažurira sve potrebne podatke za knjigovođu.

Freelancer može voditi evidenciju sa svim relevantnim podacima zaposlenika, kontrolirati točnost podataka prije slanja u računovodstvo, popunjavati tablice sa bolovanjima, troškovima koji ulaze u plaću u naravi, pratiti oporezive i neoporezive primitke…

5. Priprema dokumentacije i slanje u računovodstvo

Vanjsko knjigovodstvo je tu da vam knjiži sve poslovne promjene, obračunava PDV i radi završne izvještaje, ali sav onaj pozadinski posao koji treba obaviti za knjigovodstvo također oduzima vrijeme. freelancer tu uskače tako što provjerava ispravnost svih računa i dokumenata, kontaktira dobavljače i kupce u slučaju pogrešaka ili računa koji nedostaju, sortira i šalje račune u računovodstvo te preuzima svu komunikaciju umjesto klijenta.

Kad vanjski suradnik vodi ovaj proces, klijent više ne mora gubiti vrijeme tražeći račune po mailovima, uspoređivati izvode te provjeravati da li je sve poslano.

Financijska administracija je izuzetno bitna i odgovorna stavka svakog poslovanja jer utječe na cijelokupno funkcioniranje tvrtke. Od uređenih financija i točnosti podataka, do bolje suradnje s računovodstvom i manjeg rizika od pogrešaka.

Freelancer preuzima zadatke koji se ponekad ostavljaju “sa strane”, ili uopće ne dođu na red što može izazvati probleme u budućnosti. Klijent se tako fokusira na druge stvari koje su također ključne za njegovo poslovanje, a ponekad jednostavno može završiti radni dan ranije i posvetiti se svom slobodnom vremenu.

Kao članica GoThrive Membership programa, Hana se kontinuirano usavršava kroz edukacije iz područja fiskalizacije, naplate potraživanja i organizacije digitalne pošte, što joj dodatno olakšava rad s klijentima u financijsko-administrativnom dijelu poslovanja.

Hana Janjanin je freelancer za financije i administraciju, specijalizirana za izradu računa i ponuda, naplatu potraživanja te komunikaciju s kupcima i dobavljačima. Članica je GoThrive zajednice freelancera, gdje dodatno razvija svoje vještine kroz edukacije i suradnju s timom.

Kontakt: hanajanjanin@gmail.com