Uvođenje promjene i organizacija e-maila

Prvi korak je uvesti sustav organiziranja e-mailova. Kreiranjem oznaka (labela) možete grupirati poruke po temama, važnosti ili projektnim fazama. Oznake vam omogućuju brz i jednostavan pregled, bez potrebe da svaki put listate stotine poruka.

Gmail, primjerice, u svom izborniku s desne strane nudi opciju Oznaka (Labels). Klikom na znak + otvara se prozor u koji upisujete naziv oznake koju kreirate. Ovom opcijom postiže se organiziran i pregledan inbox, jer se određena dolazna poruka odmah može prebaciti u oznaku kojoj pripada.

Izrada filtera

Nakon što ste kreirali oznake, izradom filtera možete postići da poruke određenih pošiljatelja automatski odlaze u svoje oznake. Pri tome se mogu pojaviti i u pristigloj pošti i u određenoj oznaci. U tražilicu unesete e-mail adresu pošiljatelja čije poruke želite da automatski idu u određenu oznaku, kliknete na filter s desne strane unutar trake tražilice i kreirate filter s postavkama koje vam odgovaraju.

Smanjivanje količine e-mailova

Svi smo upali u zamku i prijavili se na hrpu newslettera, zar ne? U određenom trenutku to nam je donosilo neku pogodnost, popust ili nešto slično. Ne dopustite da vas zatrpaju neželjeni newsletteri i promotivne poruke. Koristite grupno brisanje neželjenih poruka i odjavite se s onih newslettera koje ne pratite. To uvelike smanjuje količinu e-mailova i čini inbox preglednijim.

Uđite u poruku iz koje dolazi neki neželjeni newsletter, kopirajte adresu pošiljatelja, unesite je u tražilicu i prikazat će se sve poruke pristigle od tog pošiljatelja. Tada pri vrhu imate opciju da ih sve odjednom označite i isto tako sve obrišete, a inbox odjednom „prodiše“.

Inbox Zero i odgoda poruka

Iskoristite princip Inbox Zero, koji pomaže da inbox ostane prazan ili gotovo prazan. To znači da svaki e-mail trenutno obradite - odgovorite, arhivirate ili odgodite za kasnije.

Opcija odgode (snooze) skriva e-mail iz inboxa i vraća ga u trenutku kada ga doista trebate i kada na njega trebate reagirati. Primjerice, kupljene karte pristigle su na vaš e-mail u digitalnom obliku, ali koncert je tek za deset dana. Do tada će stići mnoštvo novih poruka i karte će ostati zatrpane. Zato pri vrhu poruke kliknite na znak sata (snooze) i odredite datum tako da se taj e-mail s kartama za koncert pojavi u inboxu kao nepročitana poruka baš na dan koncerta.

Arhiviranje

Umjesto brisanja, arhivirajte poruke koje su vam još uvijek potrebne, ali ne želite da vam zatrpavaju inbox. Tako ostaju dostupne za pretraživanje u bilo kojem trenutku, a inbox ostaje čist i organiziran. Opcija arhiviranja dostupna je unutar pojedine poruke, ali je moguće i odjednom arhivirati više označenih poruka. Poruke se tada miču iz inboxa i ne pojavljuju se sve dok ih ponovno ne potražite pomoću tražilice.

Virtualni asistent kao prijeko potreban partner u organizaciji e-maila

Organizacija e-mail inboxa može biti zahtjevna, osobito kada imate velik broj poruka. Virtualni asistent izvrstan je izbor za pomoć u ovom procesu. Stručnjaci za organizaciju i optimizaciju e-maila mogu vam pomoći da se u kratkom vremenu izvučete iz nepregledne šume poruka, uvedete red i postavite sustav koji će vam dugoročno funkcionirati, jer gubljenje sati u snalaženju po pretrpanom inboxu može ozbiljno narušiti produktivnost i izazvati stres.

U tom smislu, GoThrive predstavlja odličan izbor za poduzetnike koji traže virtualnog asistenta, jer educira virtualne asistente i kontinuirano ulaže u njihovu edukaciju i napredovanje te im u svakom koraku pruža podršku, osiguravajući da svaki poduzetnik dobije asistenta prilagođenog svojim zahtjevima, obujmu i specifičnostima posla. Time se poduzetnicima omogućuje da kroz pouzdanu preporuku dobiju virtualnog asistenta koji će im dugoročno pomoći u organizaciji i optimizaciji rada, uključujući i učinkovito upravljanje e-mailovima. Virtualni asistent će preuzimanjem određenih zadataka, pa tako i cjelokupnog upravljanja e-mailovima, poduzetniku osloboditi vrijeme da se bavi onim što je ključno za unaprjeđenje poslovanja.

Gorana Birin Vukušić je virtualna asistentica za administrativnu i korisničku podršku unutar GoThrive zajednice. Diploma ekonomista menadžmenta u turizmu i VA certifikat, zajedno s više od 16 godina radnog iskustva, uključujući više od šest godina vođenja ureda u pravnoj struci, omogućuju joj da radi pouzdano i pedantno. Radnim je iskustvom usavršila vještine multitaskinga i određivanja prioriteta te učinkovitu, direktnu komunikaciju, a uz to uvijek traži načine kako pojednostavniti i optimizirati poslovanje. Osim redovnog radnog iskustva, u turizmu je konstantno prisutna kroz vođenje vlastitog obrta te obiteljsko pružanje usluga privatnog smještaja.

Kontakt: gorana@relief-va.com